ADY TAŞIMACILIK LİMİTED ŞİRKETİ, PİRİREİS MAH. 1933. SK. PAPATYA 3 REZİDANS NO:23/48 ESENYURT/İSTANBUL adresinde faaliyet gösteren veri sorumlusu olarak kiracı, kiracı temsilcisi, ek sürücü ve aracı fiilen kullanan kişileri kişisel verileri hakkında bilgilendirir. İletişim: info@ttgrupfilo.com, +90 212 590 94 05.
Veri kategorileri ve kaynaklar
Kiralama aşamasında gerekli kimlik ve iletişim bilgileri, sürücü belgesi bilgileri, temsil ve yetki belgeleri, sözleşme ve fatura bilgileri, ödeme ve teminat işlem kayıtları, kiralanan araç ve plaka bilgileri, teslim iade tutanakları, hasar ve kaza kayıtları, kilometre, geçiş ve ceza bilgileri işlenebilir. İşlemle ilgisiz belge kopyası veya veri toplanmaz. Ödeme kartının güvenlik kodu ve benzeri hassas ödeme bilgileri mesaj veya genel not alanında istenmez.
Bilgiler doğrudan sizden, yetkili kurumsal kiracıdan veya temsilcisinden; araç teslim iade işlemleri, yetkili ödeme ve sigorta süreçleri, servis işlemleri ve hukuken erişilmesine izin verilen resmî kaynaklardan elde edilir. Konum verisi bakımından kullanılan araç takip sistemi ayrıca açıklanır. Kaynağına göre otomatik, kısmen otomatik veya bir kayıt sistemine bağlı yazılı yollarla işlem yapılır.
Amaç ve hukuki sebep
Gerçek kişi kiracıyla sözleşme kurulması ve ifası için gerekli işlem Kanunun 5/2 c hükmüne; şirket temsilcisi ve sürücü bilgilerinin hizmet organizasyonu için zorunlu kullanımı ise somut duruma göre 5/2 f kapsamındaki meşru menfaat değerlendirmesine dayanır. Sürücünün sözleşme tarafı olmadığı durumda otomatik olarak sözleşme tarafı olduğu varsayılmaz. Yetki ve sürücü belgesi kontrolü için somut kanuni yükümlülük bulunduğunda 5/2 a veya ç uygulanır.
1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında araç ve kiralayan kimliğinin kolluğa bildirilmesi ve bu kapsamdaki kayıtların tutulması, 5/2 a ve ç şartlarına dayanır. Fatura ve mali kayıtlar ilgili mali mevzuattan doğan yükümlülükler için; hak talebi, kaza, hasar ve uyuşmazlık kayıtları ise gerekli olduğu ölçüde 5/2 e kapsamında işlenir. Güvenlik ve ölçülü hizmet takibi için meşru menfaat kullanılıyorsa amacı, gerekliliği ve haklar üzerindeki etkisi ayrıca değerlendirilir.
Konum verisi ve araç takip sistemi
1774 sayılı Kanunun Ek 3 üncü maddesindeki düzenleme kapsamında kiralanan araçlarda GPS cihazı bulundurma ve araç konum kayıtlarını ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca saklama yükümlülüğü vardır. Şirketin bu yükümlülüğü kapsamındaki konum işlemesi 6698 sayılı Kanunun 5/2 a ve ç hükümlerine dayanır. Bu yükümlülük, gereksiz ölçüde hareket profili çıkarma veya her türlü konum verisini sınırsız amaçla kullanma yetkisi vermez.
Araç tesliminden önce kullanılan takip sağlayıcısı, hangi konum verilerinin hangi aralıkla alındığı, kimlerin erişebildiği, saklama başlangıcı ve varsa hizmet dışı erişim koşulları ayrıca somutlaştırılmalıdır. Hukuki yükümlülük dışındaki ek kullanım için ayrı gereklilik ve hukuki sebep değerlendirmesi yapılır. Genel bir “GPS onayı” zorunlu yasal işlemenin veya ilave amaçların yerine geçmez.
Alıcılar ve saklama
İşlemin gerektirdiği ölçüde kolluk ve diğer yetkili kamu kurumlarına kanuni bildirim için; bankalar ve yetkili ödeme kuruluşlarına tahsilat veya teminat için; sigorta şirketi, eksper ve hukuki destek sağlayıcısına kaza ve hak talepleri için; yetkili servis, yol yardımı ve fiilen kullanılan takip sağlayıcısına hizmet için gerekli bilgiler iletilebilir. Yazılım, barındırma ve arşiv hizmeti sağlayıcıları yalnız yetkili oldukları işlem ve veriyle sınırlı erişir. Kullanılmayan bir alıcıyla aktarım varmış gibi kayıt oluşturulmaz.
Kiralama verileri başka kiralama firmalarının ortak kara liste havuzuna genel ve belirsiz bir izinle aktarılmaz. Bir risk değerlendirmesi yapılıyorsa kaynak, kapsam ve hukuki sebep ayrıca belirlenir; özel nitelikli veriler veya ayrımcı değerlendirmeler bu amaçla eklenmez.
Sözleşme ve mali belgeler ilgili saklama yükümlülükleri boyunca, hak talebi kayıtları gerekli zamanaşımı ve uyuşmazlık süresiyle sınırlı tutulur. Konum kayıtları için ilgili mevzuattaki özel saklama yükümlülüğü uygulanır. İşleme amacı ve hukuki sebep sona eren kayıtlar imha planına alınır. Yurt dışındaki hizmet sağlayıcılara aktarım varsa alıcı, amaç ve Kanunun 9 uncu maddesine uygun mekanizma önceden belirlenip açıklanır; bu metin var diye standart sözleşme imzalanmış sayılmaz.
Haklar ve başvuru
Verilerinizin işlenme durumunu, amacını ve alıcılarını öğrenme; eksik veya yanlış kaydı düzeltme; yasal şartları oluştuğunda silme veya yok etmeyi isteme ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini talep etme haklarınız vardır. Yalnız otomatik analizden doğan aleyhe sonuca itiraz edebilir, hukuka aykırı işlemeden doğan zararınızın giderilmesini isteyebilirsiniz.
İmzalı başvurunuzu PİRİREİS MAH. 1933. SK. PAPATYA 3 REZİDANS NO:23/48 ESENYURT/İSTANBUL adresine gönderebilir veya elden iletebilirsiniz. Daha önce Şirkete bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e posta adresinizden info@ttgrupfilo.com adresine başvurabilir; güvenli elektronik imza, mobil imza ve mevzuattaki diğer yöntemlerden yararlanabilirsiniz. Form kullanmak zorunlu değildir. Mevzuatta öngörülen süre içinde sonuç verilir; başvuru ve Kurula şikâyet haklarınız saklıdır.